Politique de confidentialité

Responsable de la protection des renseignements personnels

Les questions, demandes ou plaintes relatives aux renseignements personnels peuvent être adressées à :

Responsable de la protection des renseignements personnels

Pantheon Volleyball

Ce contact peut également être utilisé pour demander l'accès à des renseignements personnels ou leur correction, ou pour retirer un consentement lorsque applicable.

Renseignements personnels que nous recueillons

Pantheon Volleyball ne recueille que les renseignements personnels raisonnablement nécessaires à l'administration de ses programmes et activités.

Selon le programme, cela peut inclure :

• Le nom complet du participant
• La date de naissance et l'âge
• Le sexe, lorsque requis pour l'administration ou l'organisation du programme
• Le programme ou le groupe d'âge
• Les coordonnées du participant ou du parent/tuteur
• L'adresse résidentielle lorsque requise à des fins administratives, de résidence, d'accréditation, statistiques ou de programmes municipaux
• Les renseignements d'inscription
• Les renseignements sur le chandail ou d'autres exigences liées au programme
• Les renseignements sur la présence et l'administration du programme
• Le statut de paiement, les montants, les reçus ou d'autres renseignements administratifs liés au paiement
• Les communications envoyées à Pantheon Volleyball
• Les choix d'autorisation pour les photos et vidéos

Les formulaires d'inscription standard de Pantheon Volleyball ne demandent pas d'antécédents médicaux détaillés ni de numéros d'assurance maladie.

Si un participant ou un parent communique volontairement des renseignements relatifs à la sécurité ou à la santé d'un athlète dans une situation particulière, Pantheon Volleyball limitera leur utilisation et leur accès à ce qui est raisonnablement nécessaire pour la fin applicable.

Pourquoi nous recueillons et utilisons les renseignements personnels

Les renseignements personnels peuvent être utilisés pour :

• Traiter et gérer les inscriptions
• Vérifier l'âge du participant et son admissibilité au programme
• Organiser les groupes et les séances d'entraînement
• Communiquer avec les participants, les parents ou les tuteurs légaux
• Administrer les horaires, la présence, les chandails, l'équipement et les activités du club
• Traiter et concilier les inscriptions et les paiements
• Assurer le suivi administratif
• Exploiter et améliorer les programmes du club
• Répondre aux questions ou demandes
• Se conformer aux obligations légales, comptables ou administratives applicables
• Répondre aux exigences d'accréditation, de vérification de résidence, statistiques, de programmes communautaires ou municipaux applicables

Pantheon Volleyball n'utilise pas les renseignements personnels à des fins sans lien avec ses activités sans l'autorisation appropriée lorsque requis.

Accès aux renseignements personnels

L'accès aux renseignements complets d'inscription et administratifs est limité aux administrateurs autorisés de Pantheon Volleyball qui ont besoin d'y accéder pour accomplir leurs fonctions.

Les entraîneurs, membres du personnel ou bénévoles n'ont pas un accès illimité aux dossiers d'inscription ou aux fichiers administratifs.

Lorsqu'un entraîneur, un membre du personnel ou un bénévole a besoin de renseignements pour accomplir une responsabilité précise, seuls les renseignements raisonnablement nécessaires à cette responsabilité devraient être fournis.

Fournisseurs de services d'inscription, de paiement et de stockage

Pantheon Volleyball utilise des fournisseurs technologiques externes pour exploiter ses programmes.

Cela inclut actuellement :

• Zeffy, pour l'administration des inscriptions et des paiements
• Les services Google, incluant le courriel et le stockage et la gestion administratifs infonuagiques
• Des plateformes de communication telles que WhatsApp, lorsqu'elles sont utilisées pour les communications du programme
• L'hébergement du site web ou les services techniques connexes requis pour exploiter le site web de Pantheon Volleyball

Ces fournisseurs peuvent traiter ou stocker des renseignements personnels selon les besoins pour fournir leurs services.

Pantheon Volleyball limite les renseignements traités par ces services à ce qui est raisonnablement nécessaire aux opérations du club et prend des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels sous son contrôle.

Partenaires et organismes municipaux

Pantheon Volleyball peut participer à des programmes accrédités, communautaires ou municipaux.

Lorsque cela est nécessaire pour un tel programme et permis par la loi applicable, des renseignements personnels limités peuvent être communiqués à un partenaire autorisé ou à un organisme municipal, incluant, le cas échéant, des organismes impliqués dans l'accréditation du programme, la vérification de résidence ou des exigences statistiques.

Cela peut inclure une collaboration avec des organismes tels que la Coopérative de solidarité Multisports Plus ou la Ville de Montréal, lorsque applicable à un programme de Pantheon Volleyball.

Seuls les renseignements raisonnablement nécessaires à la fin applicable seront communiqués.

Lorsque le consentement est légalement requis pour une communication particulière, Pantheon Volleyball obtiendra le consentement requis avant de communiquer les renseignements. Pantheon Volleyball ne donnera pas aux partenaires un accès illimité à sa base de données complète d'inscription uniquement parce qu'ils collaborent avec l'organisation.

Vente de renseignements personnels

Pantheon Volleyball ne vend ni ne loue de renseignements personnels.

Renseignements traités à l'extérieur du Québec

Certains fournisseurs technologiques ou de services utilisés par Pantheon Volleyball peuvent traiter, héberger ou accéder à des renseignements personnels à l'extérieur du Québec.

Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à l'extérieur du Québec, Pantheon Volleyball prendra les mesures requises par la loi applicable en matière de protection des renseignements personnels avant une telle communication.

WhatsApp et communications de groupe

Pantheon Volleyball peut utiliser WhatsApp ou des plateformes de communication similaires pour les horaires, les rappels, les informations sur les activités, les changements de date, les consignes et d'autres communications liées au programme.

Les participants et les parents doivent savoir que dans un groupe WhatsApp, des renseignements tels que le nom d'une personne, son numéro de téléphone, sa photo de profil ou ses messages peuvent être visibles par les autres membres de ce groupe selon les paramètres de la plateforme. Les membres du groupe sont tenus de respecter la vie privée des autres familles et de ne pas divulguer ou utiliser leurs renseignements à des fins sans lien.

Photos et vidéos

Pantheon Volleyball peut prendre des photos ou vidéos durant les entraînements, les événements et d'autres activités du club.

L'utilisation publique ou promotionnelle de photos ou vidéos identifiables est régie par l'autorisation distincte pour les photos et vidéos demandée lors de l'inscription.

Le formulaire d'inscription offre un choix clair Oui ou Non.

Lorsque l'autorisation est fournie, les photos ou vidéos peuvent être utilisées sur le site web officiel de Pantheon Volleyball, les comptes officiels de médias sociaux, le matériel promotionnel et les communications liées aux programmes. Les participants, parents ou tuteurs légaux peuvent communiquer avec Pantheon Volleyball pour retirer leur consentement pour des utilisations futures.

Renseignements personnels des mineurs

Pantheon Volleyball prend des précautions supplémentaires lors du traitement des renseignements personnels relatifs aux mineurs.

Pour un enfant de moins de 14 ans, le consentement relatif à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de renseignements personnels sera obtenu du titulaire de l'autorité parentale ou du tuteur légal lorsque requis par la loi.

Pour un mineur de 14 ans ou plus, le consentement peut être donné par le mineur ou par le titulaire de l'autorité parentale ou le tuteur légal, selon ce que permet la loi applicable.

Ces règles sont assujetties à toute exception prévue par la loi.

Conservation et destruction

Pantheon Volleyball conserve les renseignements personnels seulement aussi longtemps que raisonnablement nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour satisfaire aux exigences légales, comptables, administratives ou opérationnelles applicables.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus requis et qu'il n'existe aucune exigence légale ou administrative de les conserver, ils seront détruits de façon sécuritaire ou anonymisés conformément à la loi applicable.

Pantheon Volleyball ne conserve pas les renseignements personnels indéfiniment uniquement parce que de l'espace de stockage est disponible.

Sécurité

Pantheon Volleyball prend des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre :

• L'accès non autorisé
• L'utilisation ou la communication non autorisées
• La perte
• Le vol
• La modification non autorisée
• La divulgation accidentelle

L'accès aux systèmes administratifs et aux fichiers contenant des renseignements personnels est restreint aux personnes autorisées.

Aucun système technologique ne peut garantir une sécurité absolue. Si Pantheon Volleyball prend connaissance d'un incident de confidentialité, il évaluera et traitera l'incident conformément aux exigences légales applicables.

Droits en matière de confidentialité

Sous réserve de la loi applicable, une personne peut demander :

• L'accès aux renseignements personnels la concernant
• La correction de renseignements inexacts ou incomplets
• Des renseignements concernant l'utilisation ou la communication de ses renseignements personnels
• Le retrait du consentement lorsque applicable

Le retrait du consentement peut affecter une activité ou un service lorsque les renseignements concernés sont nécessaires pour fournir cette activité ou ce service.

Les demandes peuvent être soumises à :

Responsable de la protection des renseignements personnels

Pantheon Volleyball

Renseignements techniques du site web

Lorsqu'une personne visite le site web de Pantheon Volleyball, certains renseignements techniques peuvent être recueillis automatiquement par le site web ou ses fournisseurs de services, tels que :

• L'adresse IP
• Le type de navigateur ou d'appareil
• La date et l'heure d'accès
• Les pages visitées
• Les renseignements techniques requis pour le fonctionnement et la sécurité du site web

Ces renseignements peuvent être utilisés pour exploiter, sécuriser, dépanner et améliorer le site web.

Témoins (cookies)

Le site web de Pantheon Volleyball peut utiliser des témoins (cookies) ou des technologies similaires nécessaires au fonctionnement, aux fonctionnalités, à la sécurité ou à l'analyse de base du site web.

Lorsque la loi applicable exige un consentement pour un type particulier de témoin ou de technologie de suivi, le consentement requis sera demandé.

Les utilisateurs peuvent également gérer certains paramètres de témoins par l'entremise de leur navigateur.

Incidents de confidentialité

Pantheon Volleyball maintient des procédures pour répondre aux incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels.

Lorsqu'un incident présente un risque de préjudice grave et qu'une notification est requise par la loi applicable, Pantheon Volleyball prendra les mesures requises, incluant la notification aux personnes ou autorités appropriées.

Modifications à la présente politique de confidentialité

Pantheon Volleyball peut mettre à jour la présente politique de confidentialité lorsque ses pratiques, services, technologies, partenariats ou obligations légales changent.

La date de la dernière mise à jour sera affichée en haut de cette page.

Les modifications importantes seront communiquées ou portées à l'attention des personnes concernées lorsque requis.

Reconnaissance

En utilisant notre site web ou en complétant un formulaire d'inscription, vous reconnaissez que la présente politique de confidentialité vous a été mise à disposition.

Lorsque le consentement est requis pour une collecte, une utilisation ou une communication particulière de renseignements personnels, Pantheon Volleyball demandera ce consentement séparément lorsque requis par la loi applicable.

Contact

Pour les questions, demandes, plaintes, demandes d'accès, demandes de correction ou retrait de consentement en matière de confidentialité, le cas échéant :

Responsable de la protection des renseignements personnels

Pantheon Volleyball